Gestão Arquivística
Esta página é dedicada ao compartilhamento de informações relacionadas às atividades de Gestão Arquivística do Centro de Ciências Jurídicas da Universidade Federal da Paraíba.
O QUE É?
A Gestão Arquivística é uma necessidade institucional vinculada ao cumprimento das normativas legais de transparência, gestão de documentos, informações e dados.
No CCJ essa atividade é realizada pela Direção do Centro, por meio do servidor Técnico-Administrativo ocupante do cargo de Arquivista.
QUAIS ATIVIDADES SÃO REALIZADAS?
1) Processamento técnico arquivístico de documentos;
2) Orientação técnica quanto à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos analógicos e/ou digitais;
3) Capacitação da comunidade sobre questões relacionadas aos documentos e registros;
4) Implementação das demandas de gestão documental e de governança arquivística digital.
O QUE JÁ FOI FEITO?
Desde o início do trabalho, iniciado em 2018, o processamento técnico arquivístico já alcançou os seguintes resultados:
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Documentos processados e incorporados ao acervo |
7.866 |
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Documentos processados e enviados para eliminação |
24.085 |
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Total de documentos com processamento técnico concluído |
31.951 |
COMO CONSULTAR O ACERVO DE DOCUMENTOS ANALÓGICOS?
Os 7.866 documentos analógicos que já foram tratados e incorporados ao acervo do CCJ são custodiados em dois espaços:
- Sala de Arquivo do CCJ-Sede, em João Pessoa (70%);
- Sala de Arquivo da Unidade Avançada do CCJ, na cidade de Santa Rita(30%).
A descrição dos documentos está disponível em planilhas online (uma para cada endereço), contendo as principais informações de busca.
Caso deseje acessar algum dos documentos, basta enviar um e-mail para pedrofelipy@ccj.ufpb.br solicitando o acesso.
Planilha de busca dos documentos do Arquivo do CCJ João Pessoa
Planilha de busca dos documentos do Arquivo do CCJ Santa Rita
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1RahHCzAWsF200_5TNQUVkgTM5PccSQeAnA-CPOlvNXE/edit?usp=sharing
COMO CONSULTAR O ACERVO DIGITAL?
Se você é servidor da UFPB, basta acessar o SIPAC Módulo Protocolo e realizar a busca de acordo com os parâmetros que atendam aos seus interesses.
Para o público em geral, as buscas podem ser realizadas pelo SIPAC Público, no endereço https://sipac.ufpb.br/public/jsp/portal.jsf
Considerando que o Portal Público não atende a todas as necessidades de informação, o CCJ disponibiliza uma opção de busca específica para os documentos do seu conselho, trata-se do Instrumento de Transparência Ativa do Conselho de Centro.
Com o objetivo de dar transparência as decisões e atos do principal colegiado do centro, todas as reuniões do Conselho de Centro do CCJ, desde 2021, passaram a ser descritas e consolidadas em um instrumento de pesquisa composto das seguintes informações:
- Link para gravação da reunião
- Link para pauta
- Link para ata
- Link para o registro completo dos processos votados
- Especificação do minuto da gravação em que foi realizada a discussão de cada processo
- Descrição dos registros audiovisuais de acordo com a Norma Brasileira de Descrição Arquivística (NOBRADE)
Instrumento de transparência ativa do Conselho de Centro do CCJ
http://plone.ufpb.br/ccj/contents/documentos/conselho-de-centro-transparencia-ativa
MANUAIS
Manual de orientação para inclusão de registros audiovisuais (gravações) no SIPAC Protocolo– 23074.085765/2021-93 - https://sipac.ufpb.br/public/verArquivoDocumento?idArquivo=3394350&key=af94425b2df0ab25d96202c7abdb2c93&idDocumento=1954015&downloadArquivo=true&publicPath=true
Manual de inclusão de assinatura eletrônica em PDF avulso no SIPAC Protocolo – 23074.085749/2021-40 - https://sipac.ufpb.br/public/verArquivoDocumento?idArquivo=3394473&key=634d0d85de634c85ad5ff2cb77f651b7&idDocumento=1954092&downloadArquivo=true&publicPath=true
Manual de transferência de documentos para o arquivo – Processo 23074.003731/2020-19 - https://sipac.ufpb.br/public/jsp/processos/processo_detalhado.jsf?id=1864961#
ORIENTAÇÕES
Arquivamento de provas e listas de frequência – Ofício UFPB/CCJ/DC nº 278/2022 -NUP 23074.11354/2022-21
Arquivo 2 – Modelo da Lista de Transferência
Classificação de documentos para Coordenações de Curso de Graduação
Arquivo 3 - Orientações para classificação de processos da graduação no SIPAC
Arquivo 4 - Orientações sobre o arquivamento de ementas de disciplinas
LISTAGENS DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS
LED 1/2019 – Ofício UFPB/CCJ/DC nº 110/2019 – NUP 23074.074131/2019-83 - https://sipac.ufpb.br/public/jsp/documentos/info_documento.jsf?idDocumento=1106306
LED 2/2019– Processo 23074.000761/2020-87 -https://sipac.ufpb.br/public/jsp/processos/processo_detalhado.jsf?id=1862868
LED 1/2023 – Processo 23074.073510/2023-08 - https://sipac.ufpb.br/public/jsp/processos/processo_detalhado.jsf?id=2077327
PRESTAÇÕES DE CONTAS DA UFPB
Grande parte dos documentos administrativos da UFPB possuem a sua temporalidade vinculada às prestações de contas da universidade junto ao Tribunal de Contas da União.
Após a publicação da nova Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos da Atividade-Meio em 2020, o Relatório de Gestão também pode ser utilizado como condicionante de temporalidade para estes documentos. Seguem os links:
Relatórios de Gestão - https://www.ufpb.br/proplan/contents/menu/ploplan/relatorio-de-gestao
Prestações de Contas TCU - Processo Administrativo 23074.006928/2020-30 - https://sipac.ufpb.br/public/jsp/processos/processo_detalhado.jsf?id=1867365
RELATÓRIOS
Relatório de Gestão da Direção de Centro consolidado 2017-2021 (p.78-113) https://sipac.ufpb.br/public/verArquivoDocumento?idArquivo=2762662&key=4a6e372940463d556dd570ee83fbdeba&idDocumento=1649336&downloadArquivo=true&publicPath=true
Relatório do Projeto de Preservação da Memória do Curso de Direito (2022-2023) – NUP 23074.080398/2023-78 - https://sipac.ufpb.br/public/verArquivoDocumento?idArquivo=5606790&key=1a881420986a4cd14dc11306ded75c03&idDocumento=3159411&downloadArquivo=true&publicPath=true
DIAGNÓSTICO DOCUMENTAL
Diagnóstico Documental do CCJ UFPB – Processo 23074.057345/2018-12 - https://sipac.ufpb.br/public/jsp/processos/processo_detalhado.jsf?id=1773002
PUBLICAÇÕES CIENTÍFICAS RESULTANTES DA GESTÃO ARQUIVÍSTICA DO CCJ
Resumo expandido apresentado no Encontro Nacional de Pesquisa em Ciência da Informaçãohttps://conferencias.ufsc.br/index.php/enancib/2019/paper/view/605
Capítulo de livro publicado pela Associação dos Arquivistas de São Paulohttp://arqsp.org.br/wp-content/uploads/2020/08/Livro_Experiencias_exitosas.pdf
Dissertação de Mestrado do Programa de Pós-graduação em Ciência da Informação do CCJhttps://repositorio.ufpb.br/jspui/handle/123456789/20260
Gestão de documentos no CCJ/UFPB é destaque no país https://sipac.ufpb.br/public/jsp/processos/processo_detalhado.jsf?id=1867365
CONTATO DO ARQUIVISTA RESPONSÁVEL
Pedro Felipy Cunha da Silva